Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения




Скачать 42,04 Kb.
НазваниеИнструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения
страница1/7
Дата03.02.2016
Размер42,04 Kb.
ТипИнструкция
  1   2   3   4   5   6   7


Российская Федерация

АДМИНИСТРАЦИЯ

Углеродовского городского поселения

Красносулинского района

Ростовской области


Постановление


01.06.2012 №33 пос. Углеродовский


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации

Углеродовского городского поселения


В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации поселения, установления единого порядка ведения делопроизводства в отраслевых органах местного самоуправления и структурных подразделениях Администрации Углеродовского городского поселения, на основании ст. 30 Устава муниципального образования «Углеродовское городское поселение», -


ПОСТАНОВЛЯЮ:


1.Отменить действие Постановления от 28.02.2007 года №7а. «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения».

2. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения согласно приложению.

3. Руководителям структурных подразделений Администрации поселения обеспечить соблюдение настоящего постановления.

4. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.


Глава Углеродовского

городского поселения В.Н. Процанов



Приложение
к постановлению

Администрации

Углеродовского городского поселения
от 01.06.2012 №33


ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в

Администрации Углеродовского городского поселения

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения (далее – Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации поселения.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Регламентом Администрации Углеродовского городского поселения.

1.3. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в Администрации поселения, отраслевых органах местного самоуправления, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет организационный отдел, служба делопроизводства Администрации поселения.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, обращениями граждан в Администрации поселения и ее отраслевых органов, структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации поселения. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены непосредственным руководителем с настоящей Инструкцией.

Работники Администрации поселения несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов постановлений, распоряжений Администрации Углеродовского городского поселения, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителю соответствующего подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются Главе Углеродовского городского поселения.

В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.5. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется службой делопроизводства с разрешения Главы Углеродовского городского поселения.

1.6. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

2. Состав управленческих документов Администрации поселения

2.1. Деятельность Администрации поселения обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязи между Администрацией поселения и отраслевыми органами местного самоуправления (далее – МСУ).

Функции управления в Администрации района реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.2. Правовой акт Администрации Углеродовского городского поселения – решение по вопросам исполнения полномочий Администрации поселения, принятое органами МСУ Углеродовского городского поселения или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории Углеродовского городского поселения, имеющее нормативный или ненормативный характер.

2.2.1. Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

2.2.2. Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2.2.1, являются ненормативными.

2.2.3. Правовыми актами Углеродовского городского поселения являются:

решения Собрания депутатов Углеродовского городского поселения;

постановления Администрации Углеродовского городского поселения;

распоряжения Администрации Углеродовского городского поселения.

Порядок подготовки и внесения проектов решений Собрания депутатов Углеродовского городского поселения на рассмотрение Собрания депутатов Углеродовского городского поселения по инициативе Главы Углеродовского городского поселения определен Регламентом Администрации Углеродовского городского поселения.

Порядок подготовки, оформления и издания правовых актов Главы Углеродовского городского поселения определен Регламентом Администрации Углеродовского городского поселения.

2.2.4. Тексты правовых актов, как правило, состоят из 2-х частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

При необходимости осуществления контроля за исполнением принимаемого документа формулируется пункт о возложении контроля за исполнением документа.

2.3. Распорядительные документы

Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности аппарата Администрации поселения, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения коллегии Администрации Углеродовского городского поселения;

решения других совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

2.4. Организационные документы

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

положения о структурных подразделениях Администрации поселения;

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

2.4.1. Положение, правила, инструкция

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем или утверждаются в форме грифа утверждения.

Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «о чем?».

Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

2.4.2. План

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

2.5. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

2.5.1. Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

2.5.2. Служебные письма

Служебные письма в Администрации района готовятся как:

ответы о выполнении поручений Главы Углеродовского городского поселения;

исполнение поручений Главы Углеродовского городского поселения в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов Главы Углеродовского городского поселения;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

2.5.3. Акт

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

2.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

2.5.5. Стенограмма

Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

2.5.6. Отчет

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

3. Документация Администрации Углеродовского городского поселения.
Общие правила оформления управленческой документации

3.1. Документация Администрации Углеродовского городского поселения

3.1.1. Деятельность Администрации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Администрации Углеродовского городского поселения, а также положениями о структурных подразделениях Администрации Углеродовского городского поселения.

3.1.2. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 12 – 14 пт; одинарный – полуторный междустрочный интервал. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 –16 пт в зависимости от размеров основного текста.

3.2. Общие правила оформления документов

3.2.1. Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65).

3.2.2. При подготовке и оформлении соответствующих документов используют следующие реквизиты:


01



Государственный герб Российской Федерации;

02



герб субъекта Российской Федерации;

03



эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04



код организации;

05



основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06



идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07



код формы документа;

08



наименование организации, подготовившей документ;

09



справочные данные об организации, подготовившей документ;

10



наименование вида документа;

11



дата документа;

12



регистрационный номер документа;

13



ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14



место составления или издания документа;

15



адресат;

16



гриф утверждения документа;

17



резолюция;

18



заголовок к тексту;

19



отметка о контроле;

20



текст документа;

21



отметка о наличии приложения;

22



подпись;

23



гриф согласования документа;

24



визы согласования документа;

25



оттиск печати;

26



отметка о заверении копии;

27



отметка об исполнителе;

28



отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29



отметка о поступлении документа в организацию;

30



идентификатор электронной копии документа.

3.2.3. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов (приложения №№ 1, 2).

3.2.4. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложениях №№ 1, 2.

3.2.5. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

3.2.6. Герб Ростовской области помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.96 № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».

3.2.7. Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб Ростовской области.

3.2.8. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.2.9. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.2.10. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование органа МСУ должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования районного органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

3.2.11. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.2.12. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД).

В письме наименование вида документа не указывают.

3.2.13. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 28.05.2006.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 8 июня 2006 года. Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2006.05.28.

Датой документа является дата его подписания или утверждения: для указа, постановления, распоряжения – дата подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия; для утвержденного документа – дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его (их) даты, номера.

Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.

Датой документа для протокола является дата заседания (принятия решения), для акта – дата события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

3.2.14. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.2.15. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.2.16. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.

3.2.17. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России
Управление систематизации
законодательства

или

ЗАО «Торговый мир»
Бухгалтерия
Главному экономисту
А.С. Петрову

или

Президенту
ЗАО «Факел»
Г.П. Ивановой

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Председателю
садового товарищества «Аэро»
И.А. Исаеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.


Например:

Администрациям муниципальных образований
Красносулинского района


Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. При этом на каждом документе указывается один, конкретный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан. Список рассылки определяется исполнителем документа.

Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами.


Например:

Всероссийский научно-
исследовательский институт
документирования и архивного дела

Милютинский пер., д. 7 а
101000, Москва, Центр

или

Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274


При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, почтовый индекс.

Например:

Кирееву И.П.

ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск,
Ростовская область,
344018

3.2.18. Утверждение документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

генеральный директор
закрытого акционерного

общества «Фея»

_____________ И.В. Сергеев
(личная подпись)
Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО
решением общего собрания акционеров гипсового завода
от 14.01.2006 № 11

или

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Администрации
Углеродовского городского поселения
от 04.03.2006 № 18

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.2.19. В резолюции дается указание по исполнению документа.

В случае, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Резолюции проставляются между реквизитами адресата и текстом документа.

Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги. В этом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемой частью основного документа и скрепляется с ним.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.


3.2.20. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы:

«о чем?» («о ком?»), например: «распоряжение… о создании аттестационной комиссии»;

«чего?» («кого?»), например: должностной регламент…

Точка в конце заголовка не ставится.


3.2.21. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».


3.2.22. Текст документа составляется на русском языке.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дату документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (указ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).


В документах, устанавливающих права и обязанности отраслевых органов местного самоуправления, структурных подразделений Администрации района (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).


В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»), если письмо оформляется на бланке должностного лица;

от третьего лица единственного числа («отдел не возражает», «Администрация считает возможным»).


3.2.23. Сведения о наличии приложений в указах, постановлениях, распоряжениях, решениях указываются в тексте. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».


Например:

Приложение № 1
к постановлению
Администрации
Углеродовского городского поселения
от 18.03.2006 № 161

Если документ (письмо, приказ) имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.

Например:

Приложения:

1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.




2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, полное наименование которого воспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.


3.2.24. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Администрации поселения осуществляется лицами, на то уполномоченными.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор
ООО «Аквитал» Личная подпись   Н.И. Киреев

или:

Исполнительный директор Личная подпись   Н.И. Киреев

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Слова «Глава Углеродовского городского поселения» располагаются в две строки с отступом 1,25 – 1,27 см от левой границы текстового поля:

Глава Углеродовского

городского поселения Личная подпись    инициалы, фамилия


Наименования других должностей располагаются по левому краю без отступа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Генеральный директор Личная подпись А.Б. Ткаченко

Главный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Заместитель
Министра юстиции
Российской Федерации

Личная подпись И.П. Васильев

Заместитель
Министра финансов
Российской Федерации

Личная подпись Г.Э. Гришик


При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии

Личная подпись

Н.И. Свистунов

Члены комиссии:

Личная подпись

К.П. Федорин




Личная подпись

И.Г. Василенко




Личная подпись

Г.И. Фролов


Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах структурных подразделений Администрации поселения, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.


3.2.25. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации

Личная подпись И.С. Новикова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления страховой компании «Прогресс» от 26.06.2006 № 12

Лист согласования оформляется по следующей форме:
  1   2   3   4   5   6   7

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения iconПоложение о порядке расходования бюджетных средств на обеспечение условий для развития физической культуры и массового спорта, организации проведения официальных физкультурно-оздоровительных и спортивных мероприятий на территории Колпашевского городского поселения Общие положения
Совета Колпашевского городского поселения от 31. 05. 2012 №33, в целях развития на территории Колпашевского городского поселения...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения iconТарского городского поселения
Положения «О бюджетном процессе в Тарском городском поселении Тарского муниципального района Омской области», утверждённого решением...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения iconГенеральный план городского поселения томилино люберецкого муниципального района московской области положение о территориальном планировании введение
Го поселения Томилино Люберецкого муниципального района Московской области (далее г п. Томилино) выполнен по заказу администрации...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения iconКолпашевского района томской области постановление
Колпашевского городского поселения, утвержденным решением Совета Колпашевского городского поселения от 25. 05. 2006 №77, в целях...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения iconО награждении победителей ежегодного городского конкурса «Карнавал 2010»
В соответствии с Программой гражданско-патриотического воспитания молодёжи на территории Колпашевского городского поселения на 2007-2010...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения iconО награждении победителей ежегодного городского конкурса «Карнавал 2010»
В соответствии с программой «Развитие гражданско-патриотического воспитания молодёжи на территории Колпашевского городского поселения...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения icon6 7 общегосударственные вопросы 951
Красносулинского городского поселения от 28. 06. 2012 № о внесении изменений в решение Собрания депутатов Красносулинского городского...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
«Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения iconГородского поселения пошехонье решение
Том материалы по обоснованию генерального плана Городского поселения Пошехонье
Инструкция по делопроизводству в Администрации Углеродовского городского поселения Общие положения iconОтчет главы администрации Дмитриевского сельского поселения
Деятельность Совета и администрации Дмитриевского поселения строилась в соответствии с законом Российской Федерации от 6 октября...
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib2.znate.ru 2012
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница