С требованиями




Скачать 23,96 Kb.
НазваниеС требованиями
страница1/10
Дата03.02.2016
Размер23,96 Kb.
ТипДокументы
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10


БУКЛЕТ

С ТРЕБОВАНИЯМИ P&G К СОДЕРЖАНИЮ СЧЕТОВ И ПАКЕТА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ:


СДЕЛОК С РЕКЛАМНЫМИ АГЕНТСТВАМИ (c распространением образцов рекламной продукции, предоставленной заказчиком (FPR))


Уважаемые коллеги!


Компания «Проктер энд Гэмбл» выражает Вам свою признательность за долговременное и эффективное сотрудничество. Для улучшения качества нашей работы в части, касающейся своевременной оплаты счетов, просим Вас обратить внимание на приведенные в настоящем буклете требования* к содержанию пакета документов на оплату. Соблюдение данных требований гарантирует своевременную и беспроблемную оплату в соответствии с договорными условиями. В то же время, отсутствие данной информации затруднит их обработку и, таким образом, может привести к задержке оплаты. Счета, не соответствующие данным требованиям, могут быть возвращены для корректировки. В случае возникновения вопросов по оформлению документов в соответствии с настоящими требованиями, Вы можете обратиться за консультацией, отправив запрос в службу поддержки отдела по расчетам с поставщиками (Приложение № 13 - адреса службы поддержки отдела по расчетам с поставщиками). Благодарим за понимание.

*обращаем Ваше внимание, что набор требований, содержащийся в данном буклете, сформирован на основе текущей практики, относится к типовым случаям предоставления тех или иных видов услуг и может быть изменен в связи с изменением действующего законодательства или внутренних требований к оформлению документов компании «P&G».

С уважением, Российский Бухгалтерский Сервисный Центр P&G (РБСЦ)

Russian Accounting Service Center P&G (RASC)



СОДЕРЖАНИЕ БУКЛЕТА


Требования к документам на оплату

Приложение №1 - Состав пакета документов по видам услуг

Приложение №2 – Образец корректного счета

Приложение №3 - Образец корректного счета –фактуры

Приложение №4 - Образец корректного акта

Приложение №5 - Образец корректного агентского отчета

Приложение №6 - Товарная и товарно-транспортная накладная

Приложение №7 - Презентация

Приложение №8 - Инвентарный отчет

Приложение №9 - Отчет об исполнении , отчет о вручении призов, отчет о рассылке призов, отчет о распостранении

Приложение №10 - Акт об утилизации (уничтожении)

Приложение №11 - Процесс обработки и оплаты счетов в P&G

Приложение №12 - Адреса компаний P&G

Приложение №13 - Служба информации и поддержки поставщиков

Приложение №14 - Матрица эскалации проблем

Приложение №15 - Контакты отдела по расчетам с поставщиками в бухгалтерском сервисном центре P&G

Приложение №16 - Пример электронного уведомления о возврате документов поставщику


Требования к документам на оплату


ВАЖНО! различать требования к выставляемым на оплату документам в зависимости от того, кем выступает поставщик для «P&G»: АГЕНТОМ или НЕПОСРЕДСТВЕННО ИСПОЛНИТЕЛЕМ УСЛУГИ.


2.1.Если оказывались услуги АГЕНТА, то необходимо предоставить:

  1. отчет Агента

  2. пакет первичных документов Агента (счет, счет-фактура и др. документы согласно Приложения №1)

  3. пакет документов третьих лиц по видам услуг согласно Приложения №1

    1. Если услуги оказывались САМИМ ПОСТАВЩИКОМ, то предоставляется пакет первичных документов согласно приложения 1



Важно! В этом случае поставщиком предоставляется акт выполненных работ, но НЕ агентский отчет.



    1. Если договор является КОМБИНИРОВАННЫМ, (часть услуг оказывалась САМИМ ПОСТАВЩИКОМ, по другой части поставщик выступает как АГЕНТ), то под каждую часть предоставляется свой набор документов, исходя из пунктов 2.1. и 2.2. настоящего раздела.

Состав полного комплекта документов по рекламным услугам, связанным с распространением образцов продукции, представлен в Приложении №1


Приложение №1


СОСТАВ ПАКЕТА ДОКУМЕНТОВ по рекламным услугам с распространением образцов продукции


Документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.

ВАЖНО! Содержание хозяйственной операции всех первичных документов должно соответствовать формулировкам в договоре. При составлении отчетности по проведению рекламной активности необходимо указывать номера и даты всех договорных документов, сопровождавших данную сделку и отражающих изменение ее условий.

В случае, если услуги оказаны Исполнителем еще до заключения Договора или, если продукция, предназначенная для целевого использования в ходе рекламной акции, отгружена ранее даты составления Дополнительного Соглашения, при его оформлении необходима ссылка на п.2 ст.425 ГК РФ, а именно: "На основании п. 2 ст. 425 ГК РФ Стороны договорились, что условия Дополнительного соглашения применяются к правоотношениям Сторон, возникшим с ______( дата Приложения, к которому оформлено данное Доп. Соглашение, соответственно.)

Информация в "шапке" отчетных документов, таких как Акт, Отчет об исполнении, инвентарный отчет, счет и счет-фактура должна быть конкретизирована:

".... в ходе проведения рекламной акции под условным названием _______, направленной на

продвижение продукции Заказчика под товарными знаками ____ в период с ___ по____ согласно Приложению №___ от ____ в редакции Дополнительного соглашения №____ от____

к Договору №___от____"


Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Таким образом, согласно логике действующего законодательства отчетные документы (акт сдачи-приемки выполненных работ, инвентарный отчет, отчет об исполнении, счет, счет-фактура) формируются в один день и имеют дату окончания работ по проведению активности, подтверждая тем самым факт выполнения агентством обязательств по осуществлению данного проекта в полном объеме и в соответствии с условиями настоящего Приложения.

В случае поэтапного проведения рекламной акции (период оказания услуги большой и поставщиком выставляется несколько счетов), все закрывающие документы (акт сдачи-приемки работ, инвентарный отчет, счет, счет-фактура ) формируются по каждому периоду отдельно с отражением переходящего остатка используемых материалов.



Комплект документов по Рекламным услугам с распространением образцов рекламной продукции, предоставленной заказчиком (FPR)

*Особенности оформления документов указаны в соответствующих приложениях

Напрямую

(ПОСТАВЩИК ПРЕДОСТАВЛЯЕТ УСЛУГУ САМ)

Через 3-х лиц

(ПОСТАВЩИК ВЫСТУПАЕТ КАК АГЕНТ)

  1. Услуги по связям с общественностью в форме текущего PR-обслуживания товарного знака / рассылка комплектов представителям СМИ

Счет,

Счет-фактура,

Акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг) (выставляется на основании и после оформленного и подписанного инвентарного отчета во избежание хронологических и количественных несоответствий),

Копии или оригиналы накладных (см. условия контракта) с подписями и печатями Грузоотправителя и Грузополучателя, подтверждающих получение рекламных материалов со склада заказчика;

Отчет о рассылке образцов продукции компании (вместо инвентарного отчета)- Единица измерения (шт.) должна быть указана в данном документе. В случае организации и проведения Мероприятия с представителями СМИ, сопровождающегося раздачей образцов продукции, в Отчете д.б. пункт об их распространении;

Копия FPR - заявка отдела маркетинга на получение со склада рекламных материалов (предоставляет заказчик);

Другие документы, если это предусмотрено пунктом «Условия оплаты» контракта (договор или приложение)


Счет,

Счет-фактура,

Агентский отчет (выставляется на основании и после оформленного и подписанного инвентарного отчета во избежание хронологических и количественных несоответствий),

Копии или оригиналы накладных (см. условия контракта) с подписями и печатями Грузоотправителя и Грузополучателя, подтверждающих получение рекламных материалов со склада заказчика;

Отчет о рассылке образцов продукции компании (вместо инвентарного отчета)- Единица измерения (шт.) должна быть указана в данном документе. В случае организации и проведения Мероприятия с представителями СМИ, сопровождающегося раздачей образцов продукции, в Отчете д.б. пункт об их распространении;

Копия FPR - заявка отдела маркетинга на получение со склада рекламных материалов (предоставляет заказчик);

Док-ты 3-х лиц (копии счета, счета-фактуры, акта подрядчика, заверенные оригинальными печатью и подписью со стороны агентства. Наименование хозяйственной операции и сумма полностью совпадают с документами агентства.) В закрывающих документах третьих лиц, должна быть ссылка на Договор и Приложение, по которому происходило размещение образцов. Для подтверждения факта оказания услуг в полном объеме при оформлении документации рекомендовано совпадение дат составления инвентарного отчета и Акта сдачи-приемки работ/услуг, однако, хронология выставления документов 3-ми лицами по схеме (акт об утилизации (1), инвентарный отчет (2), акт о выполнении работ (3)) допускается.

Другие документы, если это предусмотрено пунктом «Условия оплаты» контракта (договор или приложение)



  1. Рекламные услуги с использованием продукции компании в качестве бесплатных раздач в ходе проведения рекламных акций

Счет,

Счет-фактура,

Акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг) (выставляется на основании и после оформленного и подписанного инвентарного отчета во избежание хронологических и количественных несоответствий),

Презентация (фотоматериалы),

Инвентарный отчет (в случае, если для бесплатных раздач формировались наборы, использование образцов продукции, как составляющих, отражается в инвентарном отчете в соответствии с комплектностью бандлов, указанной в Приложении),

Копии или оригиналы накладных (см. условия контракта) с подписями и печатями Грузоотправителя и Грузополучателя, подтверждающих получение рекламных материалов со склада заказчика;

Копия FPR - заявка отдела маркетинга на получение со склада рекламных материалов (предоставляет заказчик);

Другие документы, если это предусмотрено пунктом «Условия оплаты» контракта (договор или приложение) .

Если по окончании оказания услуги, остаются неиспользованные рекламные материалы, они должны быть возвращены на склад Заказчика или утилизированы.

В этом случае в бухгалтерию должен быть предоставлен акт об утилизации, заверенный подписями представителей поставщика и подписью Заказчика данной услуги. Данный факт должен быть также отражен в соответсвующем контракте. Если нет, то необходимо подписание Дополнительного соглашения на данные манипуляции.

Если после получения рекламных материалов поставщиком обнаружен брак; должен быть предоставлен акт о браке, заверенный подписями представителей поставщика и подписью Заказчика данной услуги. Данный факт должен быть также отражен в соответсвующем контракте. Если нет, то необходимо подписание Дополнительного соглашения на данные манипуляции

Сведения о рекламных материалах в инвентарном отчете, копиях накладных (количество, наименование, фасовка, вес) должны полностью соответствовать контракту (договор или приложение).



Счет,

Счет-фактура,

Агентский отчет (выставляется на основании и после оформленного и подписанного инвентарного отчета во избежание хронологических и количественных несоответствий),

Презентация (фотоматериалы),

Инвентарный отчет (в случае, если для бесплатных раздач формировались наборы, использование образцов продукции, как составляющих, отражается в инвентарном отчете в соответствии с комплектностью бандлов, указанной в Приложении),

Копии или оригиналы накладных (см. условия контракта) с подписями и печатями Грузоотправителя и Грузополучателя, подтверждающих получение рекламных материалов со склада заказчика;

Копия FPR - заявка отдела маркетинга на получение со склада рекламных материалов (предоставляет заказчик);

Док-ты 3-х лиц (копии счета, счета-фактуры, акта подрядчика, заверенные оригинальными печатью и подписью со стороны агентства. Наименование хозяйственной операции и сумма полностью совпадают с документами агентства.) В закрывающих документах третьих лиц, должна быть ссылка на Договор и Приложение, по которому происходило размещение образцов. Для подтверждения факта оказания услуг в полном объеме при оформлении документации рекомендовано совпадение дат составления инвентарного отчета и Акта сдачи-приемки работ/услуг, однако, хронология выставления документов 3-ми лицами по схеме (акт об утилизации (1), инвентарный отчет (2), акт о выполнении работ (3)) допускается.;

Другие документы, если это предусмотренно пунктом «Условия оплаты» контракта (договор или приложение).

Если по окончании оказания услуги, остаются неиспользованные рекламные материалы, они должны быть возвращены на склад Заказчика или утилизированы.

В этом случае в бухгалтерию должен быть предоставлен акт об утилизации, заверенный не только подписями представителей поставщика, но и подписью Заказчика данной услуги. Данный факт должен быть также отражен в соответсвующем контракте. Если нет, то необходимо подписание Дополнительного соглашения на данные манипуляции.

Если после получения рекламных материалов поставщиком обнаружен брак; должен быть предоставлен акт о браке, заверенный подписями представителей поставщика и подписью Заказчика данной услуги. Данный факт должен быть также отражен в соответсвующем контракте. Если нет, то необходимо подписание Дополнительного соглашения на данные манипуляции

Сведения о рекламных материалах в инвентарном отчете, копиях накладных (количество, наименование, фасовка, вес) должны полностью соответствовать контракту (договор или приложение).


  1. Рекламные услуги с использованием продукции компании для комплектации рекламных материалов (дисплеи,подставки,презенторы,конверты и т.д.)

Счет (на каждую партию переданных на склад Заказчика рекламных материалов),

Счет-фактура (на каждую партию переданных на склад Заказчика рекламных материалов),

Акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг)(выставляется по факту оказания услуг агентством по комплектации рекламных материалов бесплатными образцами продукции компании),

Отчет о проведенной комплектации,

Инвентарный отчет (Учитывая использование продукции компании для комплектации рекламных наборов в штуках, движение инвентаря необходимо отражать, соответственно, в штуках, а не в коробках),

Копии или оригиналы накладных (см. условия контракта) с подписями и печатями Грузоотправителя и Грузополучателя, по факту получения образцов продукции, предназначенных для комплектации рекламных материалов;

Возвратные товарные накладные формы ТОРГ-12 с подписями и печатями Грузоотправителя и Грузополучателя по факту передачи произведенных и укомплектованных рекламных материалов на склад Заказчика,

Копия FPR - заявка отдела маркетинга на получение со склада рекламных материалов (предоставляет заказчик);

Другие документы, если это предусмотрено пунктом «Условия оплаты» контракта (договор или приложение) .

Если по окончании оказания услуги, остаются неиспользованные рекламные материалы, они должны быть возвращены на склад Заказчика или утилизированы.

В этом случае в бухгалтерию должен быть предоставлен акт об утилизации, заверенный подписями представителей поставщика и подписью Заказчика данной услуги. Данный факт должен быть также отражен в соответсвующем контракте. Если нет, то необходимо подписание Дополнительного соглашения на данные манипуляции.

Периодом проведения работ по комплектации считается время, начиная с даты получения образцов продукции компании агентством для осуществления данного проекта ( см. ТН ), до даты последней отгрузки произведенных рекламных материалов на склад Заказчика,

При доставке рекламных материалов, укомплектованных бесплатными образцами продукции, в розничные торговые точки для комплексного оформления мест продаж, необходим Отчет агентства об их распространении, подтверждающий, что данные рекламные материалы не просто доставлены до мест назначения согласно Адресной программы, но и размещены, т.е. в целях декорирования финально использованы.

В случае утилизации остатков продукции после проведения комплектации данный факт необходимо отразить в Отчете по проведенной комплектации, дополнительно прописав :

«Неукомплектованные образцы продукции _____в количестве ___ штук были уничтожены (Акт об утилизации прилагается) и в инвентарном отчете, добавив колонку «Утилизировано по окончании комплектации, шт.»


Счет (на каждую партию переданных на склад Заказчика рекламных материалов),

Счет-фактура (на каждую партию переданных на склад Заказчика рекламных материалов),

Агентский отчет (выставляется по факту оказания услуг агентством по комплектации рекламных материалов бесплатными образцами продукции компании),

Отчет о проведенной комплектации,

Инвентарный отчет (Учитывая использование продукции компании для комплектации рекламных наборов в штуках, движение инвентаря необходимо отражать, соответственно, в штуках, а не в коробках),

Копии или оригиналы накладных (см. условия контракта) с подписями и печатями Грузоотправителя и Грузополучателя, по факту получения образцов продукции, предназначенных для комплектации рекламных материалов;

Возвратные товарные накладные формы ТОРГ-12 с подписями и печатями Грузоотправителя и Грузополучателя по факту передачи произведенных и укомплектованных рекламных материалов на склад Заказчика,

Копия FPR - заявка отдела маркетинга на получение со склада рекламных материалов (предоставляет заказчик);

Док-ты 3-х лиц (копии счета, счета-фактуры, акта подрядчика, заверенные оригинальными печатью и подписью со стороны агентства. Наименование хозяйственной операции и сумма полностью совпадают с документами агентства.) В закрывающих документах третьих лиц, должна быть ссылка на Договор и Приложение, по которому происходило размещение образцов. Для подтверждения факта оказания услуг в полном объеме при оформлении документации рекомендовано совпадение дат составления инвентарного отчета и Акта сдачи-приемки работ/услуг, однако, хронология выставления документов 3-ми лицами по схеме (акт об утилизации (1), инвентарный отчет (2), акт о выполнении работ (3)) допускается.

Другие документы, если это предусмотрено пунктом «Условия оплаты» контракта (договор или приложение) .

Если по окончании оказания услуги, остаются неиспользованные рекламные материалы, они должны быть возвращены на склад Заказчика или утилизированы.

В этом случае в бухгалтерию должен быть предоставлен акт об утилизации, заверенный подписями представителей поставщика и подписью Заказчика данной услуги. Данный факт должен быть также отражен в соответсвующем контракте. Если нет, то необходимо подписание Дополнительного соглашения на данные манипуляции.

Периодом проведения работ по комплектации считается время, начиная с даты получения образцов продукции компании агентством для осуществления данного проекта ( см. ТН ), до даты последней отгрузки произведенных рекламных материалов на склад Заказчика,

При доставке рекламных материалов, укомплектованных бесплатными образцами продукции, в розничные торговые точки для комплексного оформления мест продаж, необходим Отчет агентства об их распространении, подтверждающий, что данные рекламные материалы не просто доставлены до мест назначения согласно Адресной программы, но и размещены, т.е. в целях декорирования финально использованы.

В случае утилизации остатков продукции после проведения комплектации данный факт необходимо отразить в Отчете по проведенной комплектации, дополнительно прописав :

«Неукомплектованные образцы продукции _____в количестве ___ штук были уничтожены (Акт об утилизации прилагается) и в инвентарном отчете, добавив колонку «Утилизировано по окончании комплектации, шт.»



  1. Рекламные услуги с использованием продукции компании в качестве призов при проведении Конкурсов, бестиражных стимулирующих Лоторей
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Похожие:

С требованиями iconУчебно-методический комплекс по дисциплине «технология управления проектами»
Нтк международной ассоциации проектных менеджеров ipma, требованиями института проектного менеджмента pmi pmboK и требованиями Государственного...
С требованиями iconУчебно-методический комплекс по дисциплине «технология управления проектами»
Нтк международной ассоциации проектных менеджеров ipma, требованиями института проектного менеджмента pmi pmboK и требованиями Государственного...
С требованиями iconУчебно-методический комплекс по дисциплине «технология управления проектами»
Нтк международной ассоциации проектных менеджеров ipma, требованиями института проектного менеджмента pmi pmboK и требованиями Государственного...
С требованиями iconУчебно-методический комплекс по дисциплине «технология управления проектами»
Нтк международной ассоциации проектных менеджеров ipma, требованиями института проектного менеджмента pmi pmboK и требованиями Государственного...
С требованиями iconУчебно-методический комплекс по дисциплине «технология управления проектами»
Нтк международной ассоциации проектных менеджеров ipma, требованиями института проектного менеджмента pmi pmboK и требованиями Государственного...
С требованиями iconУчебно-методический комплекс по дисциплине «Строительное дело» составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального
«Строительное дело» составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального...
С требованиями iconРабочая учебная программа составлена в соответствии с требованиями фгос впо по направлениям: 080200. 62 «Менеджмент»
Рабочая учебная программа составлена в соответствии с требованиями фгос впо по направлениям: 080200. 62 «Менеджмент» от 18. 11. 2009...
С требованиями iconУчебно-методический комплекс по дисциплине «Современные теории культуры» составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта
Учебно-методический комплекс по дисциплине «Современные теории культуры» составлен в соответствии с требованиями Государственного...
С требованиями iconУчебно-методический комплекс разработан в соответствии с требованиями фгос впо по направлению 080100. 62 «Экономика»
Учебно-методический комплекс разработан в соответствии с требованиями фгос впо по направлению 080100. 62 «Экономика», от 21 декабря...
С требованиями icon«Лицей №7» города Минусинска
Система условий реализации основной образовательной программы в соответствии с требованиями фгос
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib2.znate.ru 2012
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница