Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений




Скачать 12,58 Kb.
НазваниеМетодические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений
страница1/3
Дата04.02.2016
Размер12,58 Kb.
ТипМетодические рекомендации
  1   2   3
Государственное областное учреждение

«Центр комплектования государственных архивов Кировской области»


Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования


Составитель:

специалист 1 категории

Л.В.Пикалова


г. Киров 2011

Методические рекомендации

по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений


Предлагаемая примерная номенклатура дел разработана в качестве основы для составления номенклатуры дел конкретного общеоб-разовательного учреждения в целях правильного формирования дел, обеспечения сохранности документов, для унификации ведения делопроизводства и ускорения процесса обработки документов при передаче их в архив.

Данная примерная номенклатура дел является методическим пособием, и создана для использования при составлении конкретных номенклатур дел в общеобразовательных учреждениях основного общего и среднего (полного) общего образования.

Общеобразовательные учреждения основного общего и среднего (полного) общего образования, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство, в соответствии с п. 3.4.6 «Основных правил работы архивов организации» (М. 2002).

При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данном образовательном учреждении, и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.

Конкретная номенклатура дел должна отражать все документы, образующиеся в деятельности образовательного учреждения, в том числе, не предусмотренные примерной номенклатурой. В то же время не следует механически переносить из примерной номенклатуры в конкретную те дела и отдельные документы, которые в делопроизводстве образовательного учреждения не образуются. В частности, это касается статистических отчетов. Примерной номенклатурой предусмотрен заголовок "Годовые статистические отчеты о работе школы (ф.ф. 1-од, ОШ-1, ОШ-5, ОШ-9, 83-рик)". Состав форм статистической отчетности может меняться. В случае таких изменений вновь введенные формы отчетов должны быть внесены в конкретную номенклатуру дел, а отмененные - исключены из нее.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывают их названия: например «Документы о проведении выставок (планы, списки, доклады, переписка и др.). Термин «Документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу. Например «Документы к протоколам заседаний педагогического совета».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Например: «Переписка с правоохранительными органами по вопросу правонарушений среди учащихся». Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок («разная переписка, «общие материалы», «материалы Совета»).

Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме, и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. В заголовок вносят также уточняющие содержание дела данные о подлинности или копийности документов.

В конкретной номенклатуре могут отсутствовать целые разделы, предусмотренные примерной номенклатурой в случае, если соответствующая работа не ведется. В частности, в номенклатуры дел образовательных учреждений, осуществляющих свою финансово-хозяйственную деятельность через централизованную бухгалтерию, не включаются документы, предусмотренные разделом "Бухгалтерский учет и отчетность" примерной номенклатуры.

Заголовки дел примерной переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями. Так, например, общеобразовательное учреждение основного общего и среднего (полного) общего образования в статьях примерной номенклатуры для удобства именуется школой. На практике его название может быть иным (гимназия, лицей), что должно быть учтено при составлении конкретной номенклатуры дел.

Одному заголовку дела из примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. Так, например, заголовок "Переписка по административно-хозяйственным вопросам", предусмотренный примерной номенклатурой, в конкретной может быть заменен заголовками: "Переписка о благоустройстве пришкольной территории", "Переписка о проведении работ по телефонизации и созданию локальных компьютерных сетей" и т.д.

Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело. Например, "Нормативные акты органов местного самоуправления" и "Приказы управления образования администрации г. Кирова" при небольшом объеме могут откладываться в одном деле с соответственно измененным заголовком.

В связи с тем, что в настоящее время все больше школ имеют отдельный банковский счет, самостоятельно, а не через централизованную бухгалтерию, осуществляют бухгалтерский учет и ведут активную финансово-хозяйственную деятельность, в данную примерную номенклатуру дел включены документы по бухучету и этой деятельности. Кроме того, номенклатура включает в себя такие документы, как Устав школы, лицензия на образовательную деятельность, свидетельство о государственной аккредитации, документы по аттестации школы, которые или уже вошли в повседневную жизнь общеобразовательных учреждений, или вот-вот станут весьма актуальными.

Разумеется, перечень документов в примерной номенклатуре дел для общеобразовательных учреждений не носит исчерпывающего характера. В индивидуальную номенклатуру дел могут быть внесены документы об опыте работы учителей, школьного музея, кружков, трудовых объединений школьников, деятельности органов ученического самоуправления, совета школы и т.д.

Примерная номенклатура построена по функциональному принципу (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура может быть построена как по функциональному, так и по структурному принципу.

В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений школы. Последовательность расположения разделов должна соответствовать штатному расписанию.

В номенклатуре дел учебного заведения, построенной по функциональному принципу, разделами служат основные функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство или административная деятельность, учебно-воспитательная работа, финансово-хозяйственная деятельность, работа с кадрами и т.д.

В графе № 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, (М., 2010) и из Перечня документов со сроками хранения министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения,(М., 1980) (далее - ПМО).

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения соответствующих заголовков дел переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при управлении по делам архивов Кировской области сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе образовательного учреждения. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечисленными выше перечнями либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области.

Для некоторых категорий дел в номенклатуре к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течении установленного срока (истечения срока действия договора, по окончании расчетов, при условии завершения проверки и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются сроки «до минования надобности («ДМН») и «до замены новыми» («ДЗН»). Такие документы (инструкции, методики или копии документов), в основном, присланные из вышестоящих организаций для сведения, и хранятся до минования практической надобности или замены новыми. Отметка «ДМН» означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

В графе № 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (специалиста) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

Уточнения к срокам хранения, приведенные в графе "Примечание" примерной номенклатуры, переносятся в конкретную. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о заведении дела, а также о лицах, ответственных за делопроизводство.

Особенностью делопроизводства общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования является формирование дел за учебный год (см. пункты 3.5.3. и 3.5.5. "Основных правил работы архивов организаций", (М., 2002), поэтому конкретная номенклатура дел составляется ежегодно перед началом учебного года работниками образовательного учреждения, ответственными за ведение делопроизводства и архива. Для учреждений-источников комплектования государственных архивов Кировской области номенклатура дел согласовывается с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области не реже одного раза в пять лет. В случае значительных изменений в делопроизводстве учебного заведения номенклатура дел составляется вновь, подлежит согласованию с ЭПК и утверждению ее руководителем, независимо от даты предыдущего согласования.

Форма конкретной номенклатуры дел определена "Основными правилами работы архивов организаций", (М., 2002).

По истечении года, в конце номенклатуры дел, лицом, ответственным за делопроизводство, подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел (см. п. 3.4.10 и приложение № 7 «Основных правил работы архивов организаций» (М.2002).

В примерной номенклатуре дел срок хранения «постоянно» указан для учреждений – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Кировской области. Для учреждений, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок хранения документов с грифом «постоянно» - не может быть менее 10 лет. Все другие сроки хранения документов из номенклатуры дел для таких учреждений остаются неизменными.


Специалист 1 категории Л.В.Пикалова

МОУ средняя общеобразовательная

школа № _____

(наименование учреждения полностью)


НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________№__________


место составления

на _______год




УТВЕРЖДАЮ

Директор МОУ СОШ №_______


__________ _________________

Подпись Расшифровка подписи

«___»__________________2011 г.




Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во

ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание
  1   2   3

Похожие:

Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений iconДетских и подростковых суицидов методические рекомендации а соу 2011 удк 343. 85
Методические рекомендации предназначены для руководителей и специалистов органов управления образованием, руководителей государственных...
Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений iconКак формы отклоняющегося поведения несовершеннолетних методические рекомендации асоу 2011 удк 343. 85
Методические рекомендации предназначены для руководителей и специалистов органов управления образованием, руководителей государственных...
Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений iconМетодические рекомендации нпсо по составлению индивидуальной номенклатуры дел нотариуса

Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений iconМетодические рекомендации по итогам результатов единого государственного экзамена по русскому языку в 2012 году
Янао в 2012 г., основные компоненты содержания обучения русскому языку на базовом уровне трудности осваивает подавляющее большинство...
Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений icon-
Методические рекомендации предназначены для руководителей и специалистов органов управления образованием, руководителей государственных...
Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений iconМетодические рекомендации по вопросам организации и лицензирования стоматологических
Методические рекомендации предназначены для руководителей лечебно-профилактических учреждений, гигиенистов стоматологических, частнопрактикующих...
Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений iconМинистерство образования РФ дудко Т. Н. Вострокнутов Н. В. Гериш А. А. Раннее выявление детей и молодежи, злоупотребляющих психоактивными веществами (пав) (методические рекомендации)
Методические рекомендации предназначены для педагогов, школьных психологов, социальных работников, медицинских работников лечебно-профилактических...
Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений iconРабочая программа по русскому языку. 3 «А» класс
Рабочая учебная программа предназначена для общеобразовательных учреждений, разработана для общеобразовательного 3 «А» класса мбоу...
Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений iconМетодические рекомендации «Об организации контроля за соблюдением лицензионных требований и условий при осуществлении фармацевтической деятельности аптеками лечебно-профилактических учреждений»
Методические рекомендации предназначены для работников территориальных органов управления Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения...
Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений iconМетодические рекомендации «Об организации контроля за соблюдением лицензионных требований и условий при осуществлении фармацевтической деятельности аптеками лечебно-профилактических учреждений»
Методические рекомендации предназначены для работников территориальных органов управления Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения...
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib2.znate.ru 2012
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница