Методическое пособие по изучению microsoft

Скачать 18.98 Kb.

Название	Методическое пособие по изучению microsoft
страница	2/12
Дата	03.02.2016
Размер	18.98 Kb.
Тип	Методическое пособие

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 12

Работа с данными таблицы

Цель лабораторной работы: научиться находить заданные значения в полях таблицы, заменять заданные значения новыми, выполнять сортировку записей таблицы по одному или нескольким полям, выполнять различные виды фильтрации.

При обработке данных в режиме таблицы и формы помимо просмотра, обновления, добавления, удаления записей и значения полей часто необходимо найти заданные значения в полях таблицы большого объема, заменить их, отсортировать записи в соответствии со значениями определенного поля или даже нескольких полей. Важнейшей и часто решаемой задачей является отбор записей, отображаемый в таблице или форме, поля которых содержат значения, удовлетворяющие заданным условиям. Эта задача решаются с помощью фильтрации записей в режиме таблицы или формы. Отбор записей может быть сделан и с помощью запросов, предназначенных для выполнения более сложных задач обработке данных и включающих средства отбора записей по заданному условию.

Поиск и замена значений в полях таблиц

Функция поиска реализует последовательный вывод всех найденных в полях значений и позволит применить функцию замены для обнаруженных при поиске значений.

Упражнение 6.3.1.Поиск и замена значений в полях таблиц.

Пусть необходимо заменить фамилию студентки Боярская Н.П. на Гребенщикову Н.П.

Откройте таблицу Студент или любую форму, отражающую её поля.
Нажмите на панели инструментов кнопку Найти или выполните команду меню Правка|Найти.
Для поиска фамилии студентки, например, Боярской Н.П. , в диалоговом окне выполненной команды Поиск и замена на вкладке Поиск заполните поле ввода Образец этим значением.
В раскрывающемся списке Поиск в выберите в качестве области поиска поле таблицы ФИО.

Раскрывающийся список Поиск в позволяет выбрать только имя текущего поля таблицы или всю таблицу. Если в таблице курсор был установлен не на поле ФИО, переместите его в это поле, не закрывая окно поиска. Если в таблице выделено несколько столбцов, то эта строка не активна и поиск автоматически производится только в выделенных столбцах.

В раскрывающемся списке Совпадение выберите степень совпадения значений – Поля целиком.
Чтобы появилась возможность расширить число задаваемых параметров, нажмите кнопку Больше>>.
В раскрывающемся списке Просмотр выберите направления поиска, которое может принимать значения Все, Вверх, Вниз.
Чтобы найти первое значение, удовлетворяющее условию поиска, нажмите кнопку Найти далее.
Для получения каждого следующего значения, удовлетворяющего условию поиска, нажмите кнопку Найти далее.
Для внесения нового значения в найденное поле выберите в диалоговом окне вкладку Замена.
В появившейся дополнительной строке Заменить на введите новое значение, например Гребенщикова Н.П.
Нажмите кнопку Заменить.

Упражнение 6.3.2. Сортировка записей

Откройте таблицу СТУДЕНТ или любую форму, отображающие её поля.

Д

ля сортировки отображаемых записей таблицы в порядке возрастания или убывания значений ФИО(поля сортировки) установите курсор в это поле и нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов:

Сортировка по возрастанию. Сортировка по убыванию.

Сортировка записей может быть выполнена также с помощью команды меню Записи | Сортировка. Перед сортировкой записей таблицы по нескольким полям введите в таблицу записи о студентах с одинаковыми фамилиями, но разными датами рождения. Выделите столбцы ФИО и Дата рождения и выполните команду сортировки.

Отбор записей с помощью фильтра

Для просмотра и коррекции записей базы данных, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр – это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей в таблице, форме или запросе.

Access позволяет использовать три типа фильтров: фильтр по выделенному, обычный и расширенный фильтр

Упражнение 6.3.3. Отбор записей по выделенному фрагменту

Рассмотрим этот способ фильтрации на примере таблицы СТУДЕНТ.

Откроем таблицу Студент в режиме таблицы .
Для отбора всех записей о студентах, фамилии которых начинаются с буквы Ф, выделим эту букву в поле ФИО одной из записей, где фамилии начинаются с этой буквы.
Выполните команду меню Записи | Фильтр | Фильтр по выделенному или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов. В результате фильтрации в таблице будут отражены только те записи, в которых фамилия начинается на букву Ф.
Продолжите фильтрацию на полученном подмножестве записей по дополнительному условию отбора. Среди найденных студентов выберите родившихся 1977 году. После выполнения команды Фильтр по выделенному из всех записей в таблице останутся только те, в которых поле Дата рождения имеет заданное значение.
Для отбора записей, не содержащих выделенного значения в поле, после выделения значения выполните команду меню Записи|Фильтр|Исключить выделение или щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Исключить выделенное.
Чтобы работать со всеми записями таблицы, отмените действие фильтра, выполнив команду Записи | Удалить фильтр или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов.
Для повторного использования фильтра выполните команду Записи | Применение фильтра или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов.

Обычный фильтр

Обычный фильтр позволяет произвести отбор записей путем ввода значений в пустую таблицу или форму, вызываемую командой Изменить фильтр. В окне обычного фильтра Фильтр можно создать новый фильтр или просмотреть и откорректировать ранее созданный фильтр.

На вкладке Найти в поля фильтра вводятся значения, по которым будут отбираться записи. Значение можно вводить с клавиатуры или выбирать из списка. Ввод значений в несколько полей одной строки фильтра определяет отбор записей, в которых присутствуют все указанные значения. При этом заданные условия рассматриваются как объединяемые логической операцией И.

Для того чтобы указать альтернативный отбор записей, включаемый в результирующий набор отображаемых записей, выбирается вкладка Или в левом нижнем углу окна фильтра. При этом открывается новая строка фильтра для задания новых условий отбора. Набор условий, введенных в разные строки, связывается логической операцией ИЛИ. Следующий альтернативный вариант может быть задан на следующей вкладке Или.

Фильтр будет отбирать записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладке Найти и на вкладке Или.

Упражнение 6.3.4. Создание, применение и сохранение расширенного фильтра

Сформируйте фильтр для отбора всех студентов, родившихся в заданном году.

Откройте таблицу СТУДЕНТ.
Нажмите кнопку Расширенный фильтр или выполните команду Записи|Фильтр|Расширенный фильтр.
В окне фильтра перетащите из списка полей ГОДР в строку бланка запроса Поле. В строку условие отбора введите вопрос, с которым система будет обращаться к пользователю при выполнении фильтрации: [Какого года рождения студенты Вас интересуют?].
Выполните фильтрацию, нажав кнопку Применение фильтра.
В диалоговом окне запроса введите значение года
Для сохранения подготовленного фильтра выполните команду Расширенный фильтр повторно и в окне фильтра выполните команду Файл|Сохранить как запрос или нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов Фильтр.
В открывшемся диалоговом окне Сохраните в виде запроса введите имя сохраненного фильтра - Фильтр в поле Имя запроса.

Контрольные вопросы

Поиск заданного значения осуществляется в одном, нескольких полях таблицы?
Обязательно ли для поиска задавать значения поля целиком?
Какую кнопку необходимо нажать для поиска следующего значения?
В каком окне выполняются операция замена?
Какие типы фильтра могу быт использованы для отбора отображаемых записей в таблицах и формах?

Какая команда применяется для удаления сохраненного фильтра?

6.4. Лабораторная работа № 4

Запросы

Цель лабораторной работы: научиться создавать однотабличный запрос на выборку с логическими операциями в условии отбора, создавать запрос с вычисляемым полем, конструировать многотабличный запрос на основе нескольких взаимосвязанных таблиц, создавать запросы на основе других запросов и запросы-действия.

Запросы являются одним из основных инструментов выборки и обработке и данных в таблицах базы данных. Запросы используются для анализа, просмотра и изменение базы данных. Запросы могут служить источником записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Результат выполнения запроса – это новая, обычно временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется полями, выбранными из одной или нескольких таблиц. Записи формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе. Способ объединения записей различных таблиц указывается при объединении их связей. Условия отбора сформированные в запросе позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц.

Существуют несколько видов запросов. Основным является запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает поля из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке. На основе запроса на выборку создаются запросы других типов.

Упражнение 6. 4.1. Создание однотабличных запросов на выборку с логическими операциями в условии отбора

Рассмотрим процесс конструирования однотабличного запроса на выборку на примере получения информации из таблицы ПРЕДМЕТ базы данных Учебный процесс.

Пусть надо выбрать предметы, на изучение которых отводится больше 100, но не более 180 часов, кроме того, число семестров не более 3. Результат должен содержать наименование предмета (НП), общее число часов по предмету (ЧАСЫ), количество лекционных часов (ЛЕК) и число семестров.

Для создания запроса в окне базы данных выберите объект Запросы и нажмите кнопку Создать. Можно также на панели инструментов нажать кнопку Новый объект и в открывшемся списке выбрать Запрос.
В окне Новый запрос выберите Конструктор и нажмите кнопку ОК. Появляется диалоговое окно Добавление таблицы в окне запроса на выборку в режиме конструктора <Имя запроса>: запрос на выбоку.
Если начать создание запроса, щелкнув на строке Создание запроса в режиме конструктора в окне списка запросов, сразу появится окно запроса и окно добавления таблиц.
В диалоговом окне выберите таблицу ПРЕДМЕТ и нажмите кнопку Добавить. Выбранная таблица будет отображена в области схемы данных запросов. Закройте окно Добавление таблиц.
Для удаления любой таблицы из схемы данных запроса установите на неё курсор и нажмите клавишу , а для добавления- кнопку Отобразить таблицу на панели инструментов конструктора запросов или выполните команду меню Запрос| Добавления таблиц.
В окне конструктора перетащите из списка полей таблицы ПРЕДМЕТ поля НП, ЧАСЫ, ЛЕК, и ЧС в столбцы бланка запроса в строку Поле.
Если вы по ошибке перетащили в бланк запроса ненужное поле, удалите его. Для этого переместите курсор в область маркировки столбца сверху, где он примет вид черной стрелки, направленной вниз, и щелкните кнопкой мыши. Столбец выделится. Нажмите клавишу или выполните команду Правка | Удалить столбцы.
В строке Вывод на экран отметьте поля, иначе они не будут включены в таблицу запроса.
Сформулированные в задаче условия требуют формирования следующего логического выражения: (ЧАСЫ<=180 ) OR (ЧАСЫ>100 AND ЧС<3)
Запишите условие из первых скобок в соответствующих полях ЧАСЫ и ЛЕК первой строки Условие отбора. Между условиями, записанными в разных строках, выполняется логическая операция OR.
Выполните запрос, нажав на панели конструктора запросов кнопку Запуск или кнопку Вид. На экране появится окно запросов в режиме таблицы с записями из таблицы ПРЕДМЕТ, отвечающими заданным условиям обора.
.Сохраните запрос нажав кнопку Сохранить и задав ему имя Пример1.
Закройте текущий запрос по команде меню Файл | Закрыть или, нажав кнопку окна запроса Закрыть.
Выполните сохраненный запрос, выделив в окне базы данных и нажав кнопку Открыть.