Методическое пособие по изучению microsoft

Многотабличные отчеты

1. 
   Определим требования к макету отчета со списком преподавателей по кафедрам.
   

2. 
   Начнем создание отчета в режиме конструктора. В окне базы данных выберем Отчеты и нажмем кнопку Создать. В окне новый отчет выберем пункт Конструктор.
   
3. 
   Выберем в том же окне таблицу КАФЕДРА, которая будет источником данных для основной части отчета.
   
4. 
   В окне конструктора отчета добавим раздел Заголовок отчета/ примечание отчета с помощью команды Вид | Заголовок отчета/ примечание отчета панели инструментов конструктора отчетов. Запишем в нем текст КАФЕДРА, воспользовавшись кнопкой панели элементов Надпись.
   
5. 
   В область данных перетащим поля НКАФ, ККАФ, ТЕЛ, ЗАВ таблицы КАФЕДРА из списка, который откроем кнопкой Список полей на панели конструктора отчетов. Разместим поля и подписи, а также отредактируем их в соответствии с проектом макета (рис 6.4.).
   
6. 
   Включим в строку Заголовок отчета текущую дату, воспользовавшись командой Вставка | Дата и время, а в строку Нижний колонтитул поместим номер страницы. Необходимые действия описаны при создании однотабличного отчета.
   
7. 
   Сохраним отчет под именем Кафедры.
   

1. 
   Для вывода в отчет Кафедры из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ списка преподавателей соответствующей кафедры подготовим отдельный отчет, который будет включен в основную часть отчета в качестве подчиненного.
   
2. 
   Для автоматического создания многозаписевого подчиненного отчета в окне Новый отчет выберем режим Автоотчет: ленточный. В качестве источника данных этого отчета выберем таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.
   
3. 
   Завершим создание автоотчета выводом на экран отчета, в котором в качестве заголовка взято имя таблицы. В отчет включены все поля таблицы и в качестве заголовка столбцов выбраны подписи этих полей, заданные в свойствах таблицы.
   

1. 
   Для отображения в полном отчете заголовков столбцов табличной части перенесем название столбцов из верхнего колонтитула в заголовок подчиненного отчета, выделим все подписи полей в верхнем колонтитуле и перетащим их. Для одновременного выделения всех подписей удобно установить курсор на вертикальной линейки колонтитула и протащить его по всей высоте колонтитула.
   
2. 
   Удалим оба колонтитула, выполнив команду Вид | Колонтитулы, поскольку отчет будет использоваться только как подчиненный.
   
3. 
   Удалите элемент поля ККАФ и его надпись Код кафедры, так как в подчиненном отчете значения этого поля будут повторятся во всех строках о преподавателях одной кафедры, а однократное отображение кода кафедры предусмотрено в основной части отчета.
   
4. 
   Сохраним отредактированный подчиненный отчет под именем Преподаватели.
   

1. 
   Включим подчиненный отчет в основной способом перетаскивания.
   

2. 
   Удалим элемент надписи подчиненного отчета, выделив его и нажав клавишу . Отчет Кафедры после внедрения подчиненного отчета в режиме конструктора показан на рис.6.6.6.
   

3. 
   Для того чтобы подчиненный отчет при отображении не был заключен в рамку, выделим подчиненный отчет, откроем его свойства и на вкладе Макет в строке Тип границы выберем значение Отсутствует.
   
4. 
   Воспользуемся для включения подчиненного отчета другим способом: кнопкой панели элементов Подчиненная форма/отчет при включении кнопке панели элементов Мастер элементов.
   

5. 
   В свойствах элемента Свободный на вкладке Данные в строке Объект – источник выберем встраиваемый отчет Преподаватели. Access автоматически устанавливает связь между основным и подчиненным отчетом по полю ККАФ.
   
6. 
   Зададим критерий сортировки записей для их вывода в нужном порядке. Для этого в режиме конструктора нажмем кнопку в области выделения отчета (на пересечении линеек) и вызовем контекстно – зависимое меню. В меню выберем строку Сортировка и группировка и в открывшемся диалоговом окне выберем поле сортировки.
   
7. 
   Просмотрим содержимое двухтабличного отчета Кафедры, нажав кнопку Предварительный просмотр на панели конструктора отчетов, и убедитесь, что его вид соответствует проекту макета отчета представленного на рис.6.6.4.
   

1. 
   Определим требования к отчету.
   

2. 
   Определим таблицы, необходимые для построения отчета.
   

1. 
   Выберем в окне Новый отчет режим создания - Мастер отчетов и подчиненную таблицу изучение в качестве записеобразующей таблицы для отчета.
   
2. 
   В окне Создание отчетов выберем из таблицы ИЗУЧЕНИЕ поля, включаемые в отчет – НГ, ВИДЗ, ЧАСЫ.
   
3. 
   Из таблицы ПРЕДМЕТ выберем поле с наименованием предмета НП, а из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ поле ФИО.
   

4. 
   На рисунке 6.6.7. представлено окно Создания отчета после выбора всех поле, используемых в отчете. В следующем сеансе окна мастера в строке Выберите тип представления данных выделяется таблица ИЗУЧЕНИЕ, поскольку она была выбрана в качестве источника записей.
   
5. 
   Далее зададим уровень группировки по полю НГ. При этом в окне мастера отображается общая структура формируемого макета отчета.
   

6. 
   В следующем сеанс диалогового окна мастера Создания отчета выберем поле НП, по которому нужно производить сортировку по возрастанию в группе (А-Я).
   
7. 
   Для подсчета итоговых значений в поле отчета Итого по группе в итоговой строке группы, нажмем кнопку Итоги. Для числовых полей в открывшемся окне Итоги будут выделены строки, в которых выберем функцию Sum для поля ЧАСЫ, чтобы рассчитать суммарное количество часов.
   
8. 
   В следующем окне мастера выберем вид макета отчета ступенчатый с ориентацией книжная. Установим флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице.
   
9. 
   В очередном сеансе выберем один из возможных стилей оформления – Сжатый. Потом зададим имя отчета Изучение предметов в группах, которое также отобразится в заголовке отчета. Под этим именем мастер автоматически сохраняет отчет в базе данных.
   
10. 
    Для того чтобы сразу доработать отчет в режиме конструктора выберем дальнейшие действия – Изменить макет отчета.