Методическое пособие по изучению microsoft




Скачать 18.98 Kb.
НазваниеМетодическое пособие по изучению microsoft
страница6/12
Дата03.02.2016
Размер18.98 Kb.
ТипМетодическое пособие
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Разработка сложных отчетов с использованием запросов


Запрос является мощным и удобным средством выборки взаимосвязанных данных. Поэтому с помощью запроса можно подготовить данные для построения сложного отчета.

Рассмотрим создание отчета с использованием запроса на примере формирования бланка Экзаменационная ведомость для указанной группы студентов по заданному предмету. Отчет- бланк с помощью запроса должен иметь форму документа, используемого преподавателем для данных.

Упражнение 6.6.8. Создание запроса для отчета

Рассмотрим подготовку запроса, обеспечивающего выборку информации, необходимой для формирования бланка экзаменационной ведомости.

  1. Определим таблицы базы данных и их поля для вывода в отчет реквизитов.

  • Для вывода в шапку бланка экзаменационной ведомости значений реквизитов Вид сдачи, Группа необходимы данные из полей ВИДЗ, НГ таблицы ИЗУЧЕНИЕ.

  • Для вывода значений реквизитов с общей надписью Преподаватель (фамилия, ученое звание) необходимы данные из полей ФИО, ЗВ таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.

  • Для вывода реквизита Название предмета необходимы данные из поля НП таблицы ПРЕДМЕТ.

  • Для вывода в табличную часть бланка экзаменационной ведомости значений реквизитов N п/п, Фамилия И.О. необходимы данные из полей НС, ФИО таблица СТУДЕНТ.

Таким образом, запрос для выборки этих взаимосвязанных данных должен быть построен на основе таблиц ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, ПРЕДМЕТ, СТУДЕНТ.

  1. Создадим запрос на выборку (рис.8.8.) и включим в схему данных запроса выявленные таблицы.

  2. Если связь между таблицами СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ по полю НГ автоматически не создалась, то создайте ее сами.

  3. В бланк запроса включим необходимые для отчета поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса.

  4. В строке бланка запроса Условие отбора определим параметр запроса [Номер группы] и [Наименование предмета] для диалогового ввода их значений при выполнении запроса. Это позволяет получить данных для конкретной ведомости.

  5. Для ввода в отчете значений реквизита Вид сдачиЭкзамен или Зачет, которых нет непосредственно в таблицах БД, предусмотрим вычисляемое поле, в которых будут формироваться название значений соответственно двум возможным значениям поля ВИДЗ – лек. и пр. таблицы ИЗУЧЕНИЕ.

  6. Запишем в вычисляемое поле выражение, в котором сформируем встроенную функцию управления:

Выражение1: Iif ([ВИДЗ]=”пр.”; ”зачет”; ”экзамен”).

В соответствии с форматом этой функции, если выполнится условие [ВИДЗ]=”лек.” (т.е. в поле ВИДЗ находится значение лек), то результатом функци будет – экзамен. В противном случае, т.е. при [ВИДЗ]=”пр.”, результатом функции будет – зачет.

  1. Сохраним запрос по именем Ведомость.

  2. Выполним запрос нажав кнопку Запуск.



Упражнение 6.6.9. Конструирование отчета на основе запроса

Рассмотрим создание отчета на основе запроса Ведомость, подготовленного выше.

1. Приступим к конструированию отчета.

Для этого выберем в окне базе данных объект Отчеты и нажмем кнопку Создать. В окне Новый отчет выберем запрос Ведомость, который будет источником данных для отчета, и строку Конструктор.

2. Чтобы обеспечить вывод отдельной ведомости для каждого вида занятий, предусмотрим группировку по полю ВИДЗ.

Для этом нажмем кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов конструктора отчетов и заполнить поля открывшегося окна (рис.6.6.8.).



Рис. 6.6.8. Окно определения групп записей по полю ВИДЗ и сортировка по полю НС

После определения группировки в окне конструктора отчета появляются разделы Заголовок группы ’ВИДЗ’ и Примечание группы ‘ВИДЗ’.

  1. Чтобы каждая группировка могла быть оформлена как самостоятельная экзаменационная ведомость, будем формировать шапку макета ведомости в заголовке группы ВИДЗ, строки о подведении итогов и сдачи экзаменов ( или зачета) – в примечании группы ВИДЗ(см. рис.6.6.9).

  2. Создадим в заголовке и примечании группы ВИДЗ необходимые текстовые элементы, за исключением названий реквизитов выводимых полей. При этом используем кнопку панели элементов Надпись.

  3. На панели инструментов отчета нажмите кнопку Разрыв страницы и вставьте после надписи Подпись преподавателя в разделе Примечание группы ‘ВИДЗ’.

  4. Произведем размещение полей в табличной части отчета на основе запроса – источника для формирования данных отчета:



Рис.6.6.9. Оформление шапки и табличной части отчета

  • вызовем окно списка полей запроса Ведомость, нажав на панели конструктора отчетов кнопку Список полей;

  • в области данных разместим поля НС и ФИО студента, на основе содержимого которых будут формироваться строки табличной части отчета ( для этого из списка полей перетащим поля НС и Студент.ФИО в область данных).

  • установим нужный шрифт в элементах. Используем команду меню Форма | Размер | по размеру данных для установки размеров по размеру текста подписи;

  • для формирования заголовка столбцов переместим подпись каждого поля из табличной части в раздел Заголовок группы ’ВИДЗ’ ( выделим подпись поля, затем вырежем его и активизируем раздел Заголовок группы ’ВИДЗ’, потом вставим эту подпись в данный раздел);

  • оформим другие элементы. Заменим подпись поля Номер студента на N n/n; чтобы в бланке экзаменационной ведомости появились пустые столбцы для оценок и подписи (заполняемые преподавателями в ручную на экзамене), добавим в строку с заголовками столбцов новые текстовые элементы Отметка о сдаче и Подпись преподавателя.

  1. Разместим поля в заголовке.

  2. Разместим поля НГ, НП, ФИО преподавателя, ЗВ, Выражение1 (экзамен, зачет) в заголовке группе, чтобы их значения повторялись во всех записях группировки. Для этого перетащим поля из списка полей запроса в разделе отчета Заголовок группы ’ВИДЗ’.

  3. Добавим в отчет текущую дату с помощью встроенной функции Now().

Для этого создадим несвязанный элемент, нажав кнопку Поле на панели элементов и разместим его в нужном месте. Зададим в окне его свойств на вкладке Данные в строке Данные выражение = Now(), а на вкладке Макет в сроке Формат поля выберем значение Средний формат даты.

  1. Добавим номер страницы в раздел Нижний колонтитул.

Для этого создадим несвязанный элемент и заполним в его свойствах строку Данные выражение =”Страница” & [Page].

  1. Создадим горизонтальные и вертикальные линии в соответствии с макетов, воспользовавшись кнопкой Линии. Установим нужную толщину линии в свойствах этого элемента.

  2. Сохраним отчет под именем Экзаменационная ведомость.

Для просмотра отчета, Access предварительного выполняет запрос и выводит диалоговые окна ввода параметров отчетов.

Введем значение 101 для первого параметра запроса (отчета), номер группы в появившимся диалоговом окне. Во второе диалоговое окно введем значение Математика второго параметра запроса (отчета).

Для заданных значений параметров отчет Экзаменационная ведомость состоит из двух страниц, на первой из которых представлена ведомость для экзамена по математики, на второй – для сдачи зачета.

Задание для самостоятельной работы

Создайте многотабличный отчет с вычисляемыми полями в режиме конструктора, который будет выдавать код кафедры, название кафедры, количество преподавателей и количество часов нагрузки на каждой кафедре, используя таблицы базы данных. Добавьте туда текущую дату и номера страниц.

Контрольные вопросы

  1. Из каких разделов состоит отчет?

  2. Назовите основные панели инструментов при конструировании отчета?

  3. Какая команда позволяет выбрать размер страницы отчета, ее поля?

  4. В каком порядке сортируются группы по умолчанию?

  5. В каком режиме должен быть отчет, чтобы в него можно было включить подчиненный отчет?

  6. В какой строке свойств отчета указывается источник данных?

  7. За счет чего повторяющиеся значения в таблицы запроса могут быть отображены в отчете только один раз?


6.7. Лабораторная работа № 7

Разработка макросов

Цель лабораторной работы: научиться формировать макрокоманду и его параметр, и связывать выполнение макроса с событием.

Наряду с таким объектами, как формы, запросы, отчеты, и Web-страницы для реализации практических задач пользователя применяются средства программирования: язык макросов и Язык Visual Basic for Applications (VBA). Макросы и модули наVBA оперирует этими объектами, и могут обеспечивать их взаимодействии при решении диалоговых задач пользователя. Макросы и модули обеспечивают создание приложения, управляемого пользователем.

Программа на языке макросов или просто макрос является объектом Access, который на ряду с другими объектами представлен в окне базы данных. Макрос состоит из последовательности макрокоманд. Макрокоманда – это инструкция, ориентированная на выполнение определенного действия.

Макрокомандой можно открыть форму, отчет, напечатать отчет, запустить на выполнение запрос, применить фильтр, присвоит значение, создать пользовательское меню или панель команд. Макрокоманда ВыполнитьКоманду позволяет выполнить любую встроенную команду Access, которая выводится в меню, на панели инструментов или в контекстном меню. Имеющийся в Access макрокоманд (более 40) реализует практически любые действия, которые необходимы при разработке небольших персональных приложений пользователя.

Простой язык макросов обеспечивает возможность выполнения многих задач, не прибегая к программированию на VBA. Кроме того, изучение языка макросов может рассматриваться как хороший способ введения в программирование на языке VBA.

Макросы могут запускаться на выполнение прямо из окна базы данных. Возможно решение задач с помощью ряда взаимосвязанных макросов, глав­ой из которых пользователь запускает из окна базы данных, а далее все управление выполнением задачи осуществляется изнутри макроса. Макрос сам открывает нужные объекты, выбирает и обрабатывает данные, вызывает другие макросы, следуя алгоритму решения задачи. При необходимости из макроса может быть инициирован диалог с пользователем. Для перехода по различным ветвям макроса используется условие, указанное в строке макро­команды.

В Access макрос может выполняться не только при непосредственном его за­пуске из окна базы данных, но и в ответ на многочисленные события, кото­рыми наделены многие объекты Access. События наступают при выполнении определенных действий с объектами, к которым относятся прежде всего дей­ствия пользователя. Примерами событий являются: изменение данных в поле открытие или закрытие формы или отчета, нажатие кнопки в форме и просто передача фокуса от одного поля к другому. Благодаря связи макросов с собы­тиями можно автоматизировать работу приложения, используя макросы для открытия форм, печати отчетов, выполнения последовательности запросов и действий, зависящих от значений некоторого поля в базе данных, вывода пользовательских сообщений или отключения предупреждающих сообщений во время выполнения запросов действия и многого другого.

Программы на языке макросов реализуют алгоритмы решения отдельных задач приложения. Механизм связывания макросов с событиями в объектах позволяет объединить процесс решения разрозненных задач в единый ком­плекс, управляемый пользователем. Пользователь, производя различные действия в формах, инициирует выполнение макросов, автоматизирующих решение задач, связанных с этими действиями.

Упражнение 6.7.1. Макрос для последовательного выполнения запросов

Рассмотрим основные приемы создания макроса на примере задачи, тре­бующей последовательного выполнения запросов действия и отображающий результаты их выполнения. В нашем случае макрос будет запускаться из ок­на базы данных.

Пусть необходимо подсчитать количество студентов в группах и внести эти данные в поле КОЛ таблицы ГРУППА. Подсчет количества студентов реа­лизован запросом Фактическое число студентов. Обновление поля КОЛ на осно­ве полученных в этом запросе данных выполняет запрос Обновление ГРУППА_КОЛ. Поставленная задача решается путем последо­вательного выполнения таких запросов.

Создадим макрос, который последовательно выполнит эти запросы. Кроме того, включим в макрос макрокоманды, автоматизирующие действия поль­зователя по управлению объектами на экране при решении задачи и, в ча­стности, действия, обеспечивающие отображение на экране результатов ре­шения задачи в удобном для него виде.

  1. Чтобы начать создание макроса в окне базы данных, выберите вкладку Макросы и нажмите кнопку Создать. Откроется окно макроса.

  2. Макрокоманды, составляющие макрос, вводятся в столбец макрокоманда. Для ввода макрокоманды нажмите кнопку раскрытия списка макрокоманд в этом столбце и выберите ОткрытьЗапрос, чтобы выполнить первый запрос.

  3. Имя запроса Фактическое число студентов выберите из списка в разделе Ар­гументы макрокоманды в нижней части окна макроса.

  4. В столбец Примечание введите текст, описывающий результат выполнения макрокоманды, например, Создание таблицы с результата­ми подсчета числа студентов в группе.

  5. Для выполнения запроса Обновление ГРУППА_КОЛ введите макроко­манду ОткрытьЗапрос. Порядок размещения макрокоманд в бланке определяет последовательность их выполнения.

  6. Чтобы включить в макрос эту макрокоманду, воспользуйтесь перетаски­ванием объектов с помощью мыши. В окне базы данных выберите запрос Обновление ГРУППА_КОЛ и перетащите его в строку макрокоманды. Сформируется макрокоманда ОткрытьЗапрос, в аргументах которой автоматически появится имя открываемого запроса, режим ото­бражения запроса и режим работы с его данными.

  7. Сохраните макрос под именем Расчет числа студентов в группах, вос­пользовавшись кнопкой панели инструментов макроса Сохранить.

  8. Запустите макрос, нажав кнопку панели инструментов Запуск.

  9. Во время выполнения макроса на экран выводятся предупреждающие сообщения, выдаваемые выполняющимися запросами. Для временного отключения вывода на экран окон этих сообщений дополните макрос макрокомандой УстановитьСообшения. В строке аргумента Включить сообщения выберите значение Нет (No). Для во­зобновления вывода сообщений после выполнения запросов надо было бы задать значение Да (Yes). Однако эту макрокоманду можно опустить, поскольку после прекращения работы макроса вывод предупреждений восстанавливается автоматически.

  10. Организуйте вывод на экран таблиц ГРУППА и Число студентов; чтобы сделать наглядным процесс работы макроса и обновления таблицы. Для этого дополните макрос так, как показано на рис. 6.7.1.

  11. Закройте макрос и запустите его из окна базы данных, воспользовав­шись кнопкой Запуск.

  12. Ход и результаты выполнения запроса по обновлению поля КОЛ ото­бражаются на экране в виде сообщений и таблиц.

  13. Создайте в любой форме кнопку запуска макроса с помощью мыши. Для этого в окне базы данных выберите макрос Расчет числа студентов в группах, который необходимо запускать при нажатии кнопки. Перета­щите его в форму, открытую в режиме конструктора. В форму будет по­мещена кнопка, связанная с данным макросом, имеющая подпись, со­ответствующую имени макроса.

Рис. 6.7.1. Макрос задачи в режиме конструктора


Макрокоманды, используемые в программе, предназначены для выполнения действий, перечисленных ниже.

  • Свернуть позволят свернуть окно, которое было активным в момент запуска макроса на выполнение. Если макрос запускается из ок­на базы данных и кроме этого окна нет открытых окон, на экране будет отображено только свернутое окно базы.

  • ОткрытьТаблицу открывает таблицу ГРУППА. Имя таблицы и режим ее открытия указываются аргументами макрокоманды. Открытая таблица ГРУППА будет отображаться на экране до выполнения макро­команды Закрыть. Это позволит просмотреть содержимое таблицы до и после выполнения запросов.

  • СдвигРазмер позволяет задать размер и местоположение окна активного объекта. В результате выполнения макрокоманды после откры­тия таблицы изменяются параметры окна таблицы.

  • Сообщение выдает сообщение, указанное в аргументах макро­команды.

  • Восстановить восстанавливает окно, свернутое перед решением задачи.

Задание для самостоятельной работы

Создайте макрос, предназначенный для фильтрации записей в одной форме (ПРЕДМЕТ). Пусть при просмотре данных о предмете, изучаемом студентами, необходимо отображать информацию о троишниках.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Похожие:

Методическое пособие по изучению microsoft iconУчебно-методическое пособие по изучению дисциплины «Менеджмент» для студентов экономических специальностей разных форм обучения
Учебно-методическое пособие предназначено для студентов экономических специальностей разных форм обучения. В данном пособии изложены...
Методическое пособие по изучению microsoft iconЛабораторная работа эффект Мёссбауэра Зеленодольск 2007 Печатается по решению учебно-методической комиссии Зеленодольского филиала кгу удк 537. 635; 537. 611. 43 Методическое пособие к лабораторным работам по атомной и ядерной физике «Эффект Мёссбауэра»
Методическое пособие предназначено для студентов третьего курса физико-математического факультета Зеленодольского филиала кгу, специализирующихся...
Методическое пособие по изучению microsoft iconМетодическое пособие выполнено п 2001 г в рамках нтп министерства образования Российской Федерации «Научное, научно-методическое, материально-техническое и информационное обеспечение системы образования»
Приходько О. Г., Моисеева Т. Ю. Дети с двигательными нарушениями: коррекционная работа на первом году жизни. Методическое пособие....
Методическое пособие по изучению microsoft iconМетодическое пособие «основы технического перевода»
Методическое пособие предназначено для помощи студентам в выполнении самостоятельной работы по переводу, реферированию и аннотированию...
Методическое пособие по изучению microsoft iconУчебно-методическое пособие по дисциплине «Страхование»
Учебно-методическое пособие составлено в соответствии с требованиями фгос впо по направлению 080100. 62 «Экономика»
Методическое пособие по изучению microsoft iconУчебно-методическое пособие
...
Методическое пособие по изучению microsoft iconУчебно-методическое пособие по дисциплине «пропедевтика внутренних болезней»
Учебно-методическое пособие предназначено для студентов 3 курса медико-профилактического факультета кгму
Методическое пособие по изучению microsoft iconМетодическое пособие для подготовки курсовых работ по дисциплине «Управления качеством»
Методическое пособие предназначено для студентов технологического факультета очной и заочной формы обучения
Методическое пособие по изучению microsoft iconМетодическое пособие по курсовой работе
Методическое пособие предназначено для студентов, обучающихся по направлению «Искусствоведение» (031500. 62), руководителей курсовых...
Методическое пособие по изучению microsoft iconМетодическое пособие по курсовой работе
Методическое пособие предназначено для студентов, обучающихся по направлению «Искусствоведение» (031500. 62), руководителей курсовых...
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib2.znate.ru 2012
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница