Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий




Скачать 21.04 Kb.
НазваниеПримерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий
страница1/5
Дата04.02.2016
Размер21.04 Kb.
ТипДокументы
  1   2   3   4   5


Кировское областное государственное казенное учреждение

«Центр комплектования государственных архивов Кировской области»


Примерная номенклатура дел

региональных (областных) отделений

политических партий


Составитель:

М.В.Маренина, ведущий специалист

КОГКУ «ЦГА КО»


г. Киров 2012

рекомендации

по применению примерной номенклатуры дел

региональных (областных) отделений политических партий


Изменение общественно-политических условий жизни нашего общества, становление и развитие многопартийности в стране, бурный рост самодеятельных неформальных общественных объединений с конца 80-х - начала 90-х гг. ХХ в. вызвали необходимость пересмотреть круг источников комплектования государственных архивов. С начала 1990 годов перед архивными учреждениями страны в целом и Кировской области, в частности, встала задача организации работы по комплектованию государственных архивов документами общественно-политических партий и движений.

Документы политических партий отражают сложный многообразный процесс развития общества, являясь источниковой базой по новейшей истории. Они содержат информацию, не имеющую аналогов в других группах фондов. Без этих документов в дальнейшем невозможно будет воссоздать историю нашего времени, так как деятельность политических партий строится на желании непосредственно участвовать в осуществлении функции власти или влиянии на нее в оппозиционной или правящей форме, направлена на сохранение и развитие национальных традиций, языка, защиту профессиональных и социальных интересов определенных групп людей и т.д.

В целях совершенствования комплектования государственных архивов Кировской области документами политических партий КОГКУ «Центр комплектования государственных архивов Кировской области» (КОГКУ «ЦГА КО») разработал примерную номенклатуру дел региональных (областных) отделений политических партий.

1. Общие положения

1.1. Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий разработана в соответствии с Федеральным законом от 11.07.2001 № 95-ФЗ «О политических партиях», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Кировской области от 02.03.2005 № 313-30 «Об архивном деле в Кировской области», Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002), ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

1.2. Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве региональных (областных) отделений политических партий, действующих на территории г. Кирова и Кировской области.

1.3. Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства региональных (областных) отделений политических партий г. Кирова и Кировской области, проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе их деятельности, а также обеспечения сохранности документов и подготовки к передаче на постоянное хранение в КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» (КОГКУ «ГАСПИ КО»).

1.4. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и служит методическим пособием для региональных (областных) отделений политических партий при составлении конкретных номенклатур дел.

1.5. Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, ее разделами служат основные направления деятельности региональных (областных) отделений политических партий, которые расположены в порядке их значимости:

- организационно-распорядительная деятельность;

- деятельность политических партий;

- финансирование, бухгалтерский учет и отчетность;

- кадровая работа;

- административно-хозяйственная деятельность;

- контроль и учет.

Допускается увеличение разделов, изменение их названий в зависимости от направлений деятельности региональных (областных) отделений политических партий и объема образующихся дел.

1.6. Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел региональных (областных) отделений политических партий, определены исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующим «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2010).

2. Порядок подготовки индивидуальной (конкретной)

номенклатуры дел

2.1. Каждое региональное (областное) отделение политической партии на основе примерной разрабатывает конкретную номенклатуру дел, которая определяет порядок группировки документов в дела, сроки их хранения, является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также для учета дел временного срока хранения для их своевременного выделения к уничтожению.

2.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Уставом регионального (областного) отделения политической партии, штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2010), настоящей примерной номенклатурой дел, номенклатурой дел за прошлый год и на основании изучения состава дел текущего делопроизводства.

2.3. Номенклатура дел разрабатывается службой делопроизводства или лицом, назначенным ответственным за делопроизводство в региональном (областном) отделении политической партии с учетом практики ведения делопроизводства, сложившейся в конкретном региональном (областном) отделении политической партии, и требований архивных учреждений Кировской области к номенклатурам дел. Затем она согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) регионального (областного) отделения политической партии и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при управлении по делам архивов Кировской области. После этого номенклатура дел утверждается руководителем регионального (областного) отделения политической партии и готова к внедрению в делопроизводство.

2.4. Номенклатура может быть построена как по функциональному, так и по структурному принципу.

В схеме, построенной по структурному принципу, разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений регионального (областного) отделении политической партии. Последовательность расположения разделов должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, штатное расписание). Например, 01- канцелярия, 02 - бухгалтерия, 03 - отдел кадров и т.п.

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности регионального (областного) отделении политической партии.

разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов регионального (областного) отделении политической партии, например: 01 – первый секретарь, 02 – заместитель первого секретаря, 03 – главный бухгалтер, 04- консультант и т.д.

2.5. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем регионального (областного) отделения политической партии и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

2.6. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры регионального (областного) отделения политической партии номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от сроков ее согласования с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области

2.7. Номенклатура дел оформляется на общем бланке регионального (областного) отделения политической партии.

2.8. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее 3-х. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы делопроизводства регионального (областного) отделения политической партии, второй - используется в качестве рабочего, третий - передается в КОГКУ «ЦГА КО».

2.9. Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы архивов организаций» (М., 2002).

Графа 1 конкретной номенклатуры включает индекс дела, состоящий из двух пар цифр. Например: 02-01, где первая пара (02) - цифровое обозначение раздела, вторая (01) - порядковый номер дела в пределах раздела номенклатуры дел. Индексы дел обозначают арабскими цифрами.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных направлений деятельности.

В конце каждого раздела помещаются 1-2 свободных резервных индекса дел для записи в течение года новых заголовков дел. В связи с этим, а также для внедрения номенклатуры дел каждый ее раздел печатается с нового листа.

Графа 2 включает заголовки дел. При составлении заголовков конкретных номенклатур дел на основе примерной необходимо учитывать следующее:

- в конкретную номенклатуру дел из примерной заголовки дел переносятся с необходимыми уточнениями, т.к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки раскрывают основное содержание и состав документов дела в обобщенной форме (например, уточняются виды документов, включенных в дела, уточняются наименования комиссий региональных (областных) отделений политических партий и т.д.);

- в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются те виды документов, которые характерны для данного регионального (областного) отделения политической партии: например, «Документы о деятельности регионального (областного) отделения политической партии, представляемые в Центральный руководящий орган общероссийской политической партии (планы, отчеты, докладные записки, справки, переписка)» (01-18). Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу: например «Документы к протоколам заседаний президиума»;

- по одному заголовку дела примерной номенклатуры могут быть предусмотрены несколько дел в конкретной номенклатуре (с более подробными заголовками). Так, например, заголовок «Переписка с Центральным руководящим органом общероссийской политической партии по вопросам основной деятельности» (01-26), предусмотренный примерной номенклатурой, в конкретной может быть определен так: «Переписка с Центральным руководящим органом общероссийской политической партии о выполнении предписаний проверок основной деятельности», «Переписка с Центральным руководящим органом общероссийской политической партии о выполнении решений съездов»;

- несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело. Например, из заголовков дел «Сводные годовые статистические отчеты о количестве членов регионального (областного) отделения политической партии и местных отделений» (01-16) и «Статистические отчеты о деятельности общественных приемных регионального (областного) отделения политической партии и местных отделений» (01-17) со сроком хранения «Постоянно» примерной номенклатуры дел в индивидуальной номенклатуре дел при небольшом количестве документов может быть образовано дело «Годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности регионального (областного) отделения политической партии и местных отделений»;

- в конкретную номенклатуру не включаются дела, предусмотренные примерной номенклатурой, если в деятельности данного регионального (областного) отделения политической партии не образуется соответствующая документации. В конкретной номенклатуре дел могут отсутствовать целые разделы, предусмотренные примерной номенклатурой в случае, если соответствующая работа не ведется;

- если в течение года в региональном (областном) отделении политической партии возникают новые документируемые участки работы, то для них, даже, если они не предусмотрены в примерной номенклатуре дел, заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в конкретную номенклатуру дел;

- заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими». Их рекомендуется вносить в конкретную номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом до решения вопроса и окончания по нему делопроизводства.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (устав, свидетельства о регистрации, протоколы, приказы (распоряжения), штатное расписание и т.д.). При этом заголовки дел, содержащие постановления, распоряжения, решения вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами (распоряжениями) руководителя регионального (областного) отделения политической партии. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Затем – документы по вопросам основной и вспомогательной деятельности, документы, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности, переписка (сначала с вышестоящими организациями, затем с подведомственными отделениями и со сторонними организациями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, документы по организации делопроизводства.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящая документация», «исходящая документация» и т. п.), а также вводных и сокращенных слов, сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название регионального (областного) отделения политической партии (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела.

В графе 3 указывается количество дел, томов, образовавшихся под данным заголовком. Данная графа заполняется по окончании календарного года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел.

Графа 4 является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения. В данную графу из примерной номенклатуры переносятся сроки хранения дел со ссылкой на номер статьи «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2010), в соответствии с которым срок установ­лен. Сроки хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру без изменений. В необходимых случаях по согласованию с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области сроки хранения некоторых документов могут быть изменены только в сторону увеличения. Это относится к той документации, которая длительное время необходима региональному (областному) отделению политической партии в его практической работе. Уменьшение сроков хранения, установленных примерной номенклатурой дел не допускается.

При включении в номенклатуру дел заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2010), срок их хранения определяет ЭК регионального (областного) отделения политической партии по согласованию с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области.

Сроки хранения документов на электронных носителях, оформленных в установленном порядке, соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на бумажных носителях.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается    с 1 января 2012 года.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

- постоянного срока хранения;

- долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет включительно).

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности региональных (областных) отделений политических партий.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.).

Для некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми.

Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самим региональным (областным) отделением политической партии, но он не может быть менее одного года.

Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данного регионального (областного) отделения политической партии правоустанавливающий характер.

Для некоторых категорий дел в номенклатуре к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения и др.

В эту же графу из примерной номенклатуры дел переносятся комментарии и уточнения к срокам хранения документов. Примечание «На государственное хранение не передаются. Хранятся в отделении» уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. Примечание «При условии завершения проверки (ревизии)» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «После истечения срока действия договора», «После замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в графе 3, осуществляется с определенного момента.

В этой же графе при переносе информации на электронные носители делается соответствующая пометка, например – «Электронные документы (ЭД)».

2.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются в КОГКУ «ЦГА КО», о чем в номенклатуре дел проставляется соответствующая отметка.


Ведущий специалист КОГКУ «ЦГА КО» М.В.Маренина



Наименование регионального (областного) отделения

политической партии







НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________ № _____

г. Киров


на ________ год




УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя регионального (областного) отделения

политической партии

Подпись Расшифровка

подписи

Дата
  1   2   3   4   5

Похожие:

Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий iconСписки политических партий, региональных отделений политических партий, зарегистрированных на территории Астраханской области по состоянию на 20. 07. 2012
Списки политических партий, региональных отделений политических партий, зарегистрированных на территории Астраханской области по...
Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий iconСписок политических партий и их региональных отделений, имеющих право в соответствии с Федеральным законом от 11. 07. 2001
Список политических партий и их региональных отделений, имеющих право в соответствии с Федеральным законом от 11. 07. 2001 №95-фз...
Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий iconСписки политических партий, региональных отделений политических партий, зарегистрированных на территории Астраханской области по состоянию на 23. 11. 2012
Астраханской области по состоянию на 23. 11. 2012, имеющих право принимать участие в досрочных выборах главы муниципального образования...
Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий iconСписки политических партий, региональных отделений политических партий, зарегистрированных на территории Астраханской области по состоянию на 17. 10. 2012
Астраханской области по состоянию на 17. 10. 2012, имеющих право принимать участие в досрочных выборах главы муниципального образования...
Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий iconСписки политических партий, региональных отделений политических партий, зарегистрированных на территории Астраханской области по состоянию на 15. 12. 2011
Астраханской области по состоянию на 15. 12. 2011, имеющих право принимать участие в выборах главы Муниципального образования «Речновский...
Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий iconСписки политических партий, региональных отделений политических партий, зарегистрированных на территории Астраханской области по состоянию на 16. 12. 2011
Астраханской области по состоянию на 16. 12. 2011, имеющих право принимать участие в выборах главы Муниципального образования «Цветновский...
Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий iconСписки политических партий, региональных отделений политических партий, зарегистрированных на территории Астраханской области по состоянию на 08. 03. 2013
Астраханской области по состоянию на 08. 03. 2013, имеющих право принимать участие в досрочных выборах главы муниципального образования...
Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий iconМетодические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений
Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования
Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий iconНоменклатура дел
Приказы и инструктивные письма Минобразования России и органов управления образованием
Примерная номенклатура дел региональных (областных) отделений политических партий iconИсточник Вопросы филологии
Интертекстуальность в политическом дискурсе Украины (на материале программ политических партий)
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib2.znate.ru 2012
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница